Τήρηση αρχείων εξοπλισμού και συντήρησης

Μια θεμελιώδης προϋπόθεση για την εξασφάλιση της καλής λειτουργίας του εργαστηριακού εξοπλισμού είναι η τήρηση των κατάλληλων αρχείων.

Έτσι, με την εγκατάσταση ενός νέου εργαστηριακού αναλυτή, ή εν γένει νέου εξοπλισμού, πρέπει να δημιουργείται αντίστοιχο αρχείο, στο οποίο καταχωρούνται όλα τα σχετικά με τον εξοπλισμό στοιχεία όσον αφορά:

- Την ταυτότητα του εξοπλισμού και τα εγχειρίδια που τον συνοδεύουν.

- Την ταυτότητα του προμηθευτή

- Το ιστορικό ελέγχων και συντήρησης του εξοπλισμού.

Ειδικότερα, τα αρχεία που είναι απαραίτητα, περιλαμβάνουν:

- Στοιχεία ταυτότητας του μηχανήματος (κατηγορία, ομάδα, τύπος, κατασκευαστής, μοντέλο, αντιπρόσωπος κλπ)

- Στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας του κατασκευαστή και του αντιπροσώπου

- Στοιχεία εισαγωγής στο εργαστήριο ( ημερομηνία παραλαβής, επιτροπή παραλαβής, υπόλογος, τρόπος προμήθειας, κόστος προμήθειας, κόστος παρελκομένων, χρόνος εγγύησης κλπ).

- Στοιχεία εγκατάστασης στο εργαστήριο (σχέδια συνδέσεων του εξοπλισμού με τα δίκτυα ηλεκτρικού, πληροφορικής κλπ).

- Στοιχεία για τα αναλώσιμα υλικά λειτουργίας (κωδικοί, συσκευασία).

- Τα εγχειρίδια του κατασκευαστή με τα τεχνικά χαρακτηριστικά και τα εγχειρίδια καλής χρήσης

- Την τήρηση στοιχείων όσον αφορά την εκτέλεση του προγράμματος (α) προληπτικής συντήρησης, (β) βαθμονόμησης και (γ) ελέγχων ασφάλειας

- Την τήρηση στοιχείων για τις βλάβες που έχουν σημειωθεί, τον χρόνο διακοπής λειτουργίας των μηχανημάτων εξαιτίας αυτών και τις διορθωτικές και επισκευαστικές εργασίες που έχουν γίνει.

- Τα αποτελέσματα των μετρήσεων εσωτερικού ελέγχου ποιότητας

- Τα αποτελέσματα των μετρήσεων εξωτερικού ελέγχου ποιότητας

- Στοιχεία όσον αφορά τους χειριστές του εξοπλισμού

Όλα τα αρχεία ή μέρος αυτών μπορούν να τηρούνται ηλεκτρονικά.